Описание системы
Система Project Calc предназначена для оценки трудоемкости и стоимости проектов. Она помогает анализировать проект, рассчитывать затраты и риски, а также моделировать различные сценарии его реализации. Эти возможности позволяют принимать обоснованные управленческие решения.
Система состоит из нескольких блоков. Каждый из блоков предназначен для получения максимально точной оценки проекта. Ниже вы найдете перечень основных блоков Системы, их описание, функциональные характеристики и скриншоты, позволяющие более точно понять их назначение.
Дерево задач
Прежде всего нам нужно разбить проект на задачи, задачи на подзадачи и так далее (очень похоже на то, как формируется диаграмма Ганта в программе Microsoft Project). Помимо названия задачи, необходимо указать ее трудоемкость и возможную дополнительную стоимость. Это, например, средства на оплату лицензий или покупку оборудования. И, конечно же, задаче можно назначить исполнителей. В отличие от MS Project команда проекта это не просто список, а иерархическая структура, что позволяет в дальнейшем выполнять анализ трудоемкости и стоимости проекта не только по отдельным исполнителям, но и подразделениям (функциональным группам). На этапе оценки проекта можно указывать как конкретных исполнителей, так и роли. Для того чтобы рассчитать стоимость проекта, следует указать, в какую сумму обходится нам тот или иной исполнитель.
Исполнители
Система Project Calc в рамках проекта поддерживает иерархический справочник исполнителей или их ролей. Следует отметить, что этот справочник в большей степени отражает команду проекта, нежели организационно-штатную структуру. Если структурным подразделениям такого справочника, конкретным исполнителям или ролям указать стоимость человеко-дня, то в системе можно рассчитывать стоимостные характеристики проекта.
Исполнителей мы привязываем к задачам, и система использует такую связку для стоимостной оценки задачи - трудоемкость умноженная на стоимость специалиста. Таким образом из стоимости задач получится общая стоимостная оценка проекта.
Документы
Очень часто при оценке проекта возникают так называемые “белые пятна в исходных требованиях”. Это требования, по которым не были сформированы задачи. Иными словами эти требования не были учтены при оценке проекта. Можно выделить три основные причины возникновения таких пробелов:
Согласно исследованиям, разработчики обычно точно оценивают требования, которые им хорошо понятны. Однако до 30% неясных или плохо сформулированных требований могут быть пропущены, что в итоге приводит к ошибкам в оценке на 20-30%. Кроме того, “белые пятна” возникают, когда оценку требований выполняют разные подразделения или исполнители. Зачастую, исполнители перекладывают работы друг на друга, что приводит к выпавшим требованиям, которые не взял на себя ни один исполнитель. Банальная невнимательность, особенно когда дело касается большого количества требований и документов. Очень часто за кадром остаются нефункциональные требования, которые запросто могут удвоить объем работ по проекту.
Для того чтобы бороться с “белыми пятнами”, в системе Project Calc предусмотрен ряд механизмов.
Во-первых, предполагается, что документы, которые берутся за основу при оценке проекта, должны быть загружены в систему. За счет этого достигается жесткая связка результатов оценки проекта с исходными требованиями. Очевидно, что документам, загруженным в систему, не свойственно теряться или подвергаться изменениям. Это в свою очередь позволяет ретроспективно определить, на каких источниках базируется оценка проекта. Помимо прочего, такой подход делает организацию менее чувствительной к потере исполнителей, выполнявших оценку.
Во-вторых, задачи проекта должны находится в связке с документами. А точнее, с конкретными требованиями документов. При этом задача может реализовывать два и более требований, которые принадлежат разным документам.
После того, как требования и задачи связаны, можно приступать к анализу документов на предмет поиска “белых пятен”. Анализ выполняется визуально, например, система позволяет показывать страницы, которые не покрыты задачами. Пользователю, который выполняет такой анализ, необходимо понять, действительно ли на этих страницах больше не содержится требований, которые могут повлиять на трудоемкость и стоимость проекта.
Модификаторы
Модификаторы это переменные, значения которых влияют на состав проекта. По сути модификаторы отвечают на вопрос “А что если?”. Например, “А как изменятся трудоемкость и стоимость проекта, если мы добавим в него авторизацию через Госуслуги (ЕСИА)?”.
Модификатор выступает как свойство задачи. Задача без модификатора всегда входит в состав проекта. Задача у которой в свойствах есть модификатор, может как учитываться при расчете проекта, так и не учитываться в зависимости от того, какое значение примет модификатор.
Модификаторы бывают 2 типов:
- Вкл/Выкл (по сути работает как checkbox). Например “Поддержка на сайте темной темы”. Изначально такой модификатор выключен и задача, отмеченная таким модификатором, не входит в состав проекта. При анализе проекта модификатор можно “включить” и посмотреть, как изменится трудоемкость и стоимость проекта.
- Набор значений (по сути работает как radio button). Например “Способ реализации фронтальной части проекта” может быть следующим:
- Делаем на React;
- Делаем на Vue;
- Делаем на HTML + JS.
- При этом одно из значений может быть выбрано по умолчанию, т.е. задачи с таким модификатором по умолчанию входят в состав проекта.
Анализ проекта
Когда задачи и исполнители определены, а модификаторы настроены, настало время для анализа проекта. В системе Project Calc большое значение мы придаем механизму визуализации потоков значений - так проще понять в каком соотношении делятся затраты (такие как трудоемкость и стоимость) и откуда они возникают.
Для начала вам необходимо решить, что вы хотите визуализировать: трудоемкость, дополнительную стоимость, стоимость работ или стоимость проекта.
Далее вы можете изменить конфигурацию проекта - заставить модификаторы принять нужные вам значения. Например, включить модификатор “Поддержка на сайте темной темы” и посмотреть измененную трудоемкость проекта. Одновременно можно переключить модификатор “Способ реализации фронтальной части проекта” с React на Vue и система тут же покажет, как это скажется на проекте.
Одновременно с этим вы можете выбрать интересующего вас исполнителя, роль или подразделение. Таким образом, с помощью системы можно ответить на вопрос “Какая нагрузка ляжет на команду разработки, если мы делаем проект на Vue и при этом будет реализована поддержка темной темы”.
Визуализация потоков позволяет увидеть, где в проекте возникает основная трудоемкость, что является источником затрат и с какой стороны лучше всего подойти к оптимизации проекта. За счет широкой вариативности при использовании модификаторов, можно принять взвешенное решение о том, в какой конфигурации будет выполнен проект, как можно минимизировать риски, сколько специалистов и какой квалификации необходимо организации для выполнения проекта и какая трудоемкость ляжет на подразделения, которые напрямую не связаны с продуктом.
Кроме того, такой способ оценки помогает защитить перед заказчиком основные параметры проекта (трудоемкость, сроки и бюджет) за счет прозрачной процедуры оценки, в основе которой лежит системный подход. Использование документов в связке с задачами позволяет дополнительно гарантировать, что при оценке проекта был проведен максимально полный анализ исходных требований. Так как все компоненты проекта (задачи, исполнители, документы и модификаторы) по сути представляют собой контейнер, можно проводить объективную оценку изменений требований проекта как на этапе планирования, так и на этапе его выполнения.
Работа с рисками
Система позволяет выполнить идентификацию и оценку рисков, которые влияют на трудоемкость проекта. Чтобы начать работу с рисками, необходимо настроить уровни риска, характерные для проекта. После этого для каждой задачи можно указать соответствующий уровень риска. За последствия реализации риска в Системе принимается трудоемкость задачи. Последствия риска можно учитывать более точно в виде затрат на ликвидацию последствий рискового события. Для этого есть соответствующая опция в настройках.
Для анализа рисков в Системе также используется потоковая диаграмма. Она визуализирует оценку риска, помогает определить источники риска и их влияние на проект. Также вы можете проанализировать, как меняются риски при разных сценариях выполнения проекта и выявить участников команды, наиболее подверженных рискам.
Заключение
Ошибки в оценке сложности разработки – это неизбежная ситуация, с которой сталкиваются даже самые опытные разработчики. История знает немало примеров провальных проектов, где “что-то пошло не так” из-за неправильных прогнозов, внутренних разборок и технических проблем.
Отсутствие чётких методик и влияние субъективных факторов приводят к серьезным просчетам в сроках и бюджете. Когда всё строится только на интуиции или под давлением руководства, реальная картина проекта искажается. В итоге это ведет либо к провалу, либо к лишним затратам.
Система Project Calc была разработана для того, чтобы снизить такие риски. Это инструмент для оценки трудоемкости и стоимости проектов, который использует проектную документацию, четкую структуру задач и их привязку к исполнителям. С ним можно делать более точные прогнозы, анализировать риски, моделировать разные сценарии и принимать обоснованные управленческие решения. В итоге грамотный подход к оценке – это не только залог успешного завершения проекта, но и его финансовой эффективности.
